Data Governance

Was ist eine Data Governance?

Eine Data Governance ist ein Rahmenwerk, das die organisatorischen Aspekte zur Umsetzung und Weiterentwicklung einer Datenstrategie umfasst. Es orchestriert die Menschen, Technologie, Richtlinien und Prozesse rund um die Nutzung und Verwaltung von Unternehmensdaten. Entsprechend handelt es sich um eine Grundvoraussetzung für den erfolgreichen Wandel zur Data Driven Company.

Als zentrale Komponente des Datenmanagements bestimmt ein Data Governance Framework die Verantwortlichkeiten für die Identifikation und Qualität einzelner Datenbestände. Es definiert, wie datengetriebene Abläufe in der jeweiligen Organisation gesteuert, überwacht und ausgeführt werden. Ebenso wird geregelt, wer welche Daten in welchen Situationen mit welchen Methoden nutzen kann. Das bezieht auch erforderliche Technologien für die Datenverwaltung und -analyse mit ein.

Auf diese Weise sorgt die Data Governance für konsistente Daten, sichere und wirtschaftliche Prozesse sowie valide Analyseergebnisse für fundierte Entscheidungen. Mitarbeitende gewinnen Vertrauen und werden zum Einsatz von Daten bei der täglichen Arbeit motiviert, sodass Unternehmen das größtmögliche geschäftliche Potenzial aus ihren „Big Data“ ziehen können. Entsprechend ist auch eine bestehende Data Governance einer laufenden Prüfung und Anpassung unterworfen, die neue Geschäftsanforderungen und Technologien einbezieht.

Welche Ziele verfolgt eine Data Governance?

Eine Data Governance schafft die organisatorischen Voraussetzungen, um im gesamten Unternehmen effektiv, gewinnbringend und sicher mit Daten arbeiten zu können. Diese Zielsetzungen stehen im Fokus:

1. Datenqualität: Konsistente und vollständige Daten sind eine Grundvoraussetzung für den digitalen Wandel von Unternehmen und die Etablierung einer Datenkultur. Nur, wer seinen Daten vertraut, der nutzt sie auch. Die Data Governance definiert Prozesse, über die Qualitätsprobleme beim Datenmanagement kontinuierlich erkannt und behoben werden können.
2. Datensicherheit: Mit klaren Standards und gezielten Maßnahmen schützt die Data Governance bereitgestellte Daten vor Verlust, Beschädigung oder unbefugten Zugriffen. Es gilt, einerseits Leitplanken für Mitarbeitende in die unternehmensweite Datenlandschaft zu ziehen. Andererseits müssen Angriffe von außen abgewehrt werden. Basis bilden hierbei die firmeneigenen Compliance-Anforderungen sowie rechtliche Regelungen, wie die Datenschutz Grundverordnung.
3. Datenzugänglichkeit: Autorisierte Mitarbeiter sollen laufend einen performanten Zugriff auf Daten haben, die sie für ihre Tätigkeiten benötigen. Ausgehend von den Basistechnologien zur Datenverarbeitung und -analyse sieht die Data Governance einen sogenannten Data Catalog vor, mit dem der Anwender die gewünschten Daten schnell findet und bis zu den Quellen zurückverfolgen kann.
4. Datenverantwortung: Ein datengetriebenes Unternehmen funktioniert nur, wenn die Verantwortlichkeiten für die Verwaltung und Pflege von Daten klar festgelegt sind. Zu diesem Zweck definiert die Data Governance konkrete Aufgaben und bestimmt Personen, die diese wahrnehmen.

Vor dem Hintergrund dieser Ziele muss die Data Governance unterschiedliche Handlungsbereiche eines Unternehmens koordinieren – konkret sind das Prozesse, Rollen, Richtlinien und Technologien.

Woraus besteht eine Data Governance?

Ein Data Governance Framework regelt das Zusammenspiel zwischen den strategischen Kernbereichen des digitalen Wandels. Dies sind im Einzelnen:

• Prozesse: Sämtliche Abläufe rund um das Datenmanagement und allgemein die Verwendung von Daten im Unternehmen sind in der Data Governance aufgeführt und beschrieben. Es geht um das „Was wird gemacht?“ – also zum Beispiel Dateneingabe und Datenpflege oder auch Überwachung und Support.
• Rollen: Ebenso muss das „Wer macht was?“ beantwortet werden. Es sind Menschen, die mit den Prozessen verbundene Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Entsprechend definiert die Data Governance verschiedene Projektrollen – wie Product Owner, Data Stewart oder Data Architect – und besetzt diese mit konkreten Personen.
• Richtlinien: Die Handhabung von Prozessen und Rollen ist durch klare Vorgaben und Standards abzusichern – also: Wie werden die Dinge gemacht? So gewährleistet die Data Governance einen effizienten und einheitlichen Umgang mit den Daten im Rahmen aller gesetzlichen und unternehmensinternen Bestimmungen.
• Technologie: Schließlich legt die die Data Governance noch fest, „womit“ die Daten unternehmensweit verarbeitet, analysiert und überwacht werden. Unter anderem fällt auch der Data Catalog in diesen Bereich.

Um einen kompetenten und sicheren Umgang mit Daten in Organisationen zu etablieren, müssen alle diese Aspekte parallel bearbeitet und in der Folge miteinander koordiniert werden.

Wie wird eine Data Governance aufgebaut?

Datengetriebene Initiativen bedeuten für Unternehmen immer einen organisatorischen Change-Prozess, der auf Grundlage der Data Governance geplant und begleitet wird. Der Einstieg erfolgt über eine Analyse des Ist-Zustandes sowie die strategische Ausrichtung der digitalen Ziele entlang der geschäftlichen Ziele des Unternehmens. Es gilt, eine langfristige Vision auszuarbeiten, auf die sich alle folgenden Maßnahmen konzentrieren.

Im Rahmen der Aufbauorganisation werden die Rollen und Verantwortlichkeiten zum Erreichen des gewünschten Zielbildes festgelegt. Abhängig vom jeweiligen Geschäftsmodell bewegen sich mögliche Lösungsansätze irgendwo im Spannungsfeld zwischen einer zentralen und dezentralen Zuständigkeit für unterschiedlichen Datenbestände und -projekte. Ebenso sind die Prozesse zu entwickeln, anhand derer die Daten gespeichert, genutzt und geschützt werden. Klare Richtlinien und Vorgaben sorgen in diesem Zusammenhang für eine effiziente Umsetzung von Anforderungen sowie eine geregelte Datennutzung durch Personen und Abteilungen.

Zudem werden Verfahren für das kontinuierliche Messen und Beobachten aller datenbasierten Abläufe und Ergebnisse geschaffen. Entsprechende Dashboards und KPIs geben sowohl Auskunft zur Datenqualität als auch zum Datenschutz. Eine vollständige Dokumentation stellt sicher, dass sämtliche Prozessvereinbarungen eingehalten werden. Schließlich sind noch die erforderliche Technologie für die Implementierung der Data Governance zu definieren.

Die wichtigste Größe für den Erfolg einer Data Governance und des entsprechenden Changes der Organisation bleibt jedoch der Mitarbeiter. Deshalb müssen die vielfältigen Veränderungen durch intensive Kommunikation über unterschiedliche Kanäle begleitet werden, wie Newsletter, Intranet, Q&A-Sessions oder Townhall Meetings. Ziel der Aktivitäten ist es, unternehmensweit Vertrauen und Akzeptanz für das Arbeiten mit Daten aufzubauen und letztendlich eine lebendige Datenkultur zu entwickeln.

Wer entwickelt die Data Governance?

Es wird deutlich: Eine Data Governance muss die Zusammenarbeit zwischen ganz unterschiedlichen Bereichen und Stakeholdern koordinieren. Deshalb sollten auch Vertreter aller Interessensgruppen in die Governance-Entwicklung einbezogen werden, wie etwas aus IT, Fachabteilungen, Rechtsabteilung und Top-Management. Eine solche, interdisziplinäre Lenkungsgruppe kann beispielsweise im BI-Bereich angesiedelt werden, wobei sie mit weitreichenden Entscheidungskompetenzen ausgestattet ist. Gleichzeitig fungiert die Governance-Organisation als Bindeglied zwischen Anforderung und Implementierung sowie fachbereichsübergreifende Instanz bei Abstimmungsprozessen.

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