29.04.2025 Kea Schnatbaum
Sophia ist seit 2 Jahren ein fester Bestandteil von ORAYLIS und begleitet unsere Kunden als Projektmanagerin auf dem Weg zur Data Driven Company.
Im Gespräch hat sie mir erzählt, welche Mission sie als Projektmanagerin verfolgt und wie sie es schafft, mit ihrem Team jedes Projekt zu meistern.
Außerdem ist Sophia PMO-Lead und sie erzählt uns was dahintersteckt.
Sophia, kannst du dich kurz vorstellen?
Sophia: Hallo, ich bin Sophia und Senior Projektmanagerin bei ORAYLIS.
Nach einigen Jahren in der Softwareentwicklung habe ich über technische Projektleitungsaufgaben, Scrum Master-Rollen und Produktmanagement den Weg ins Projektmanagement gefunden. In meiner aktuellen Position plane und begleite ich gemeinsam mit einem Team von Consultants unsere Kundenprojekte.
Zudem bin ich PMO-Lead und verantworte zusammen mit einer Kollegin das Project Management Office.
Was hat dich vor 2 Jahren dazu bewegt, Teil des ORAYLIS-Teams zu werden?
Sophia: Ich war auf der Suche nach einem Job mit einem motivierten Team, Offenheit, Flexibilität und Gestaltungsspielraum. Daraufhin hat mir ein Freund und ehemaliger ORAYLIS Mitarbeiter das #TEAMORAYLISPEOPLE empfohlen. Das war ein Match 😊.
An welchen Projekten arbeitest du zurzeit?
Sophia: Aktuell begleite ich einen Kunden dabei, eine Cloud-Datenplattform im Unternehmen zu etablieren. Die Plattform wurde zuerst als Minimum Viable Product aufgebaut. Aktuell wächst sie mit den Anforderungen des Kunden, zum Beispiel werden in weiteren Kundenprojekten Daten benötigt, die wir leicht verfügbar machen. Als Team beraten und unterstützen wir diese Projekte, so dass die neue Datenplattform mit Leben gefüllt wird. Parallel dazu wird die Infrastruktur und die Data Governance ausgebaut. Nachgelagert befähigen wir den Kunden, um eigenständig die Weiterentwicklung voranzutreiben.
Meine Aufgaben sind Planung und Steuerung. Durch die Planung entsteht der Rahmen für das Projekt – Timeline, Budget & Projektziel. Diese drei Säulen gilt es während des Projektes in Einklang zu bringen. Dabei sorge ich dafür, dass das Team effektiv und effizient arbeiten kann.
Neben deiner Tätigkeit als Projektmanagerin bist du auch für das Project Management Office bei ORAYLIS verantwortlich. Was bedeutet das konkret und was ist deine Mission?
Sophia: In meiner Rolle als PMO-Lead bin ich für das Project Management Office verantwortlich. Ein Project Management Office (PMO) ist eine zentrale Organisationseinheit, die Projektmanagementstandards, -methoden und -tools definiert, bereitstellt und überwacht. Ziel ist es, Projekte effizienter umzusetzen, Transparenz zu schaffen und sicherzustellen, dass Vorhaben strategiekonform gesteuert werden. Wir konzentrieren uns vor allem auf Kundenprojekte, betreuen aber auch interne Projekte.
Konkret bedeutet das, dass ich den Austausch zwischen den Projektmanagern fördere. Wir sprechen offen über Fehler, aktuelle Herausforderungen und Dinge, die gut funktionieren, um uns kontinuierlich zu verbessern und Standards weiterzuentwickeln. Letzteres bedingt sowohl konzeptionelle Arbeit als auch den Austausch mit weitern Stakeholdern im Unternehmen.
Diese Standards und weitere Methoden wie Scrum werden durch das PMO geschult.
Zur strategischen Unterstützung von ORAYLIS baue ich das Projektmonitoring aus, bewerte übergreifend Projektrisiken und kommuniziere mit dem Management und anderen Geschäftsbereichen von ORAYLIS.
Meine Mission ist es, den stetigen Wandel aktiv mitzugestalten – indem ich den Kunden-Lifecycle effizient und kundenzentriert ausrichte. Gleichzeitig unterstütze ich die Organisation dabei, sich durch agile Anpassung an wirtschaftliche Veränderungen strategisch weiterzuentwickeln und zukunftssicher aufzustellen.
Was ist für dich das Besondere am Projektmanagement bei ORAYLIS? Wie sieht dein Arbeitsalltag als Projektmanagerin aus?
Sophia: Der Bezug zur IT innerhalb der Projekte ist für mich wichtig. Ich kann sowohl die Rolle des Beraters als auch die des Projektmanagers einnehmen. Das bringt mir Abwechslung und dem Kunden ein breites Wissensspektrum im Team. Außerdem gibt mir ORAYLIS die Basis für meinen Gestaltungsspielraum – Ideen haben Platz, wenn man Eigeninitiative mitbringt.
Mein Arbeitsalltag als Projektmanagerin ist selten von festen Routinen geprägt. Stattdessen priorisiere ich meine Aufgaben regelmäßig neu und bin immer offen für Veränderungen.
Ansonsten stehen Scrum-Meetings, die Planung neuer Projekte oder Arbeitspakete, Ad-hoc-Anfragen von Kunden, das Zusammenstellen von Statusreports für Steering Committees, der Austausch mit dem Dev-Lead, das Controlling von Restaufwänden, die Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, konzeptionelle Arbeiten für das PMO, ORAYLIS-interne Arbeiten zur Optimierung von Prozessen und Standards rund um die Projekte und vieles mehr auf dem Programm.
Wie stellst du sicher, dass dein Team motiviert und zufrieden ist?
Sophia: Um sicherzustellen, dass mein Team motiviert und zufrieden ist, lege ich großen Wert auf die folgenden Aspekte.
Ich achte darauf, dass die Aufgaben, die wir erledigen, einen klaren Zweck und Mehrwert haben. Wenn ein Team den Sinn hinter der Arbeit versteht, ist es motivierter und engagierter. Es ist auch wichtig, dass die Arbeitsbelastung für jeden im Team angemessen ist. Auf diese Weise ist das Ziel ambitioniert, aber erreichbar. Außerdem fördert ein gemeinsames Ziel, auf das alle hinarbeiten, den Teamgeist und sorgt dafür, dass sich jeder als Teil des Ganzen fühlt.
Ich versuche dem Ganzen einen Rahmen aus Sicherheit und Spaß zu geben. So kann sich jeder wohl fühlen und offen kommunizieren. Ich glaube, dass Sicherheit und Vertrauen die Basis für eine gute Zusammenarbeit sind. Ein gutes Arbeitsklima trägt zur Zufriedenheit bei – gemeinsam Kaffee trinken und sich über das Wochenende austauschen hilft dabei.
Hast du einen Tipp für uns: Wie priorisiere ich Aufgaben richtig, wenn mehrere Projekte parallel laufen?
Sophia: Um Aufgaben in mehreren parallel laufenden Projekten richtig zu priorisieren, ist es wichtig zu wissen, welche Projekte welchen Mehrwert liefern. Mit Hilfe einer Priorisierungsmatrix (z.B. Eisenhower oder MoSCoW) kann beurteilt werden, was wichtig und was dringend ist.
Dabei sollten Abhängigkeiten zwischen Projekten und Ressourcenverfügbarkeit kontinuierlich überwacht werden, um Engpässe zu vermeiden.
Transparenz durch regelmäßige Abstimmungen und ein zentrales Dashboard helfen, Prioritäten für alle sichtbar zu machen und Entscheidungen schnell zu treffen.
Welche Eigenschaften sollte ein Projektmanager auf jeden Fall mitbringen? Gibt es etwas Wichtiges, das du im Laufe der Zeit gelernt hast?
Sophia: Folgende Eigenschaften sollte ein Projektmanager auf jeden Fall mitbringen:
1. Selbstwahrnehmung: Es ist wichtig, sich selbst gut zu kennen und zu wissen, wo die eigenen Stärken und Schwächen liegen. Das hilft, gezielt an der eigenen Entwicklung zu arbeiten und effektiv zu führen.
2. Authentizität und Vertrauen: Ein Projektmanager sollte authentisch sein und Vertrauen aufbauen können. Ehrlichkeit und Transparenz sind entscheidend, um ein starkes und vertrauensvolles Team aufzubauen.
3. Delegation: Dinge, die man selbst nicht gut kann, sollte man an das Team delegieren. Es ist wichtig, die Fähigkeiten der Teammitglieder zu erkennen und ihnen Verantwortung zu übertragen.
4. Mut und Fehlerkultur: Es ist wichtig, den Mut zu haben, Dinge anzusprechen und Fehler zu machen. Fehler sind eine Chance zu lernen und sich zu verbessern. Ein offener Umgang damit fördert eine positive Teamkultur.
5. Teamgeist: Ein guter Projektmanager sollte den Teamgeist fördern und ein Umfeld schaffen, in dem Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung im Vordergrund stehen.
6. Resilienz: Die Fähigkeit, mit Stress und Rückschlägen umzugehen, ist entscheidend. Resilienz hilft, auch in schwierigen Zeiten konzentriert und motiviert zu bleiben.
Im Laufe der Zeit habe ich gelernt, dass Erfahrung, Souveränität und Intuition ebenfalls wichtige Eigenschaften sind. Erfahrungen helfen dabei, aus vergangenen Projekten zu lernen und bessere Entscheidungen zu treffen. Souveränität zeigt sich in der Fähigkeit, auch in herausfordernden Situationen ruhig und besonnen zu bleiben. Intuition hilft, schnell und effektiv auf unerwartete Ereignisse zu reagieren.
Wie würdest du ORAYLIS in drei Wörtern beschreiben?
Kundenzentriert, Professionell, Teamspirit
