In meinem letzten Blog-Beitrag habe ich allgemein dargestellt, wie Unternehmen mit der Power Platform von Microsoft digitale Innovationen schnell und selbstständig umsetzen können. Nun möchte ich in die Praxis eintauchen und an einem konkreten Beispiel zeigen, welche Möglichkeiten die Power Platform für die Digitalisierung bietet. Der betreffende Fall dreht sich um einen Hersteller von Fahrrädern und Fahrrad-Zubehör, der auf Basis der verschiedenen Power-Platform-Komponenten innerhalb weniger Wochen ein neues Vertriebsmanagementportal aufgebaut hat.

Insellösungen kosten Zeit und Geld

Besagter Hersteller vertreibt seine Waren über einen Online-Shop sowie zertifizierte Händler. Das Unternehmen ist in wenigen Jahren relativ schnell gewachsen, was zur Folge hatte, dass der Datenbestand auf diversen Systemen verteilt vorlag. Auch im Frontend existierten verschiedene „Insellösungen“ unterschiedlichen Ursprungs, angefangen bei intern erstellten Excel-Dateien über individuelle Programme von Fremdfirmen bis hin zu dem angesprochenen Online-Shop.

Auf die Arbeit des Vertriebs wirkte sich diese Situation in unterschiedlicher Weise negativ aus:

• Die Außendienstmitarbeiter mussten sich Zahlen zu ihren Kunden mühsam aus mehreren Quellen zusammensuchen.
• Die Mitarbeiter konnten sich auf die Zahlen nicht verlassen, da sie oftmals unvollständig oder sogar falsch waren.
• Zwischen den Umsatzzahlen im System und den Bestellmengen der Händler gab es häufig Diskrepanzen, was zu langwierigen Diskussionen über geplante Umsätze und entsprechende Rabattstaffelungen führte.

Um diesen Problemen Herr zu werden, haben wir zunächst alle Unternehmensdaten in einem Modern Data Warehouse (MDWH) in der Microsoft Azure Cloud konsolidiert zusammengeführt. Darauf aufbauend wurde mit den Power-Platform-Tools in kurzer Zeit ein Vertriebsmanagementportal umgesetzt, von dem aus alle relevanten Applikationen zu erreichen sind.

Portal-Entwicklung in Rekord-Zeit

Zunächst wurde mit den Power Apps die ersten Portal-Seiten aufgebaut. Dank des NoCode/LowCode-Ansatzes nahm dieser Arbeitsschritt nur eine gute Woche in Anspruch:

Die Startseite bietet dem Nutzer im rechten Abschnitt eine Übersicht über seine Termine. Zu diesem Zweck ist Power Apps mit Outlook365 verbunden. Durch einen Klick auf den Pfeil links in der Termin-Box wird Outlook in der Browser-Ansicht geöffnet. Mit den „Zurück“-Schaltflächen des Browsers gelangt der Nutzer wieder auf das Portal. Gerade beim Einsatz unterwegs ist diese systembruchfreie Interaktion mit vertrauten Applikationen sehr hilfreich.

Ebenso erhält der Nutzer eine erste Übersicht über aktuelle Bestelldaten. Hierfür wurde ein Bericht in Power BI auf Basis der integrierten Daten des MDWH erstellt. In der Folge lassen sich Elemente aus dem Dashboard auf der Power Apps-Seite darstellen. Für allgemeine Branchen-Information wurde zudem ein RSS-Feed angebunden, der wahlweise allgemeine Wirtschaftsnachrichten oder spezielle Brancheninfos anzeigt.

Bereits nach dem ersten Tag konnte die Startseite mit drei Konnektoren von den Nutzern getestet werden:

Gleichzeitig ist eine umfassende Sicherheit gewährleistet: Zugriffe über die Plattform auf Datenbanken und Programme erfolgen immer über den Azure Active Directory-Benutzer – sprich: Es werden die in Office365 und Dynamics365 implementierten Sicherheitsfunktionen und -standards angewendet. Dadurch können die Vertriebsmitarbeiter nur auf Daten von Kunden zugreifen, für die sie berechtigt sind.

Im zweiten Screen erhält der Vertriebsmitarbeiter dann detaillierte Informationen zu seinen Kunden, wobei die Quelle wiederrum der PowerBI-Bericht bzw. das MDWH ist:

Daneben dient die Seite zur Eingabe von Planwerten. Wer Planwerte erstellt oder anpasst, muss dies durch den Vertriebsleiter genehmigen lassen. Den zugrunde liegenden Prozess haben wir mittels Power Automate automatisiert: Der Vertriebsmitarbeiter klickt auf die Schaltfläche „Planung speichern“. Daraufhin erhält der Vertriebsleiter eine Mail, in der die Änderungen dokumentiert und begründet werden. Genehmigt er die Änderungen, werden diese automatisch in das Planungstool eingetragen:

Auf diese Weise lassen sich mittels Robotic Process Automation (RPA) verschiedenste Routineeingaben automatisieren. Dabei werden einzelne Arbeitsschritte aufgenommen, die sich dann individuell anpassen lassen. Die entsprechenden Daten werden als Parameter übergeben. Anschließen kann dieser sogenannte UI flow in einen Workflow integriert werden:

So erfolgt in unserem Fall eine Benachrichtigung über die Genehmigung durch den Vertriebsleiter unmittelbar nach Abschluss des Eintrags in das Planungstool. Allgemein sind in den Power-Automate-Workflows beliebig viele Verzweigungen von Arbeitsabläufen möglich.

Weitere Ausbauschritte

Bereits an den ersten beiden Portal-Seiten zeigt sich, wie Unternehmen mit der Power Platform die Digitalisierung ihres Geschäftes schnell und effizient vorantreiben können. Die einzelnen Applikationen greifen nahtlos ineinander und ergänzen sich perfekt, sodass sich schier unbegrenzte Möglichkeiten beim Aufbau von Lösungen und der Optimierung von Prozessen bieten. In unserem Projekt sind als nächste Schritte vorgesehen:

• Reiseportal: Die Buchung von Dienstreisen wird unmittelbar in das Portal für den Vertrieb integriert.
• Interaktiver Produktkatalog: Bestellungen lassen sich über das Scannen von Barcodes im Shop direkt vor Ort auslösen.
• Ersatzteilbestellung: Selten benötigte Ersatzteile lassen sich fotografieren und dann mit dem AI Builder automatisch identifizieren und bestellen.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie mit der Power Platform Ihre digitale Transformation angehen können, dann stehe ich Ihnen gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung. Weitere Informationen rundum um die Digitalisierung von Unternehmen finden Sie im Whitepaper In 6 Schritten zur Data Driven Company.