In den ersten beiden Teilen meiner Blog-Serie konnten Sie sich zu den wichtigsten Grundlagen sowie der Entwicklung einer Self-Service-Strategie informieren. Im 3. und letzten Teil meiner kleinen Serie möchte ich Ihnen noch Wissenswertes zum Rollout einer Self-Service-Strategie mitgeben.
Plan für Ersteinführung und Betrieb
Zunächst ist zu klären, ob der Rollout stufenweise – also von Abteilung zu Abteilung – oder direkt unternehmensweit erfolgen soll. Daraufhin wird ein verbindlicher Zeitplan erstellt, in dem auch vorherige Testläufe bzw. Testgruppen Beachtung finden.
Daneben beinhaltet der Rollout Plan diverse Komponenten, die nicht nur für die Ersteinführung von Relevanz sind, sondern auch für den weiteren Betrieb. Hierzu zählt beispielsweise die Frage, wie der Lizenzverantwortliche das Management und die Freischaltung der Lizenzen regelt – sprich: Wie und wann werden Lizenzen erteilt? Geschieht dies automatisch oder per Antragsverfahren? Wie wird das Thema dokumentiert? Auch das Change Management, also die Umsetzung neuer Anforderungen, wird im Rollout Plan festgehalten, angefangen bei der Annahme und Bewertung von Vorschlägen bis hin zur kurzfristigen Behebung von Problemen nach der Veröffentlichung.
Ein weiteres wichtiges Thema für den Rollout Plan ist die Kommunikation und das Training. Für den Erfolg der Lösung sowie den Kulturwandel im Allgemeinen ist es unerlässlich, dass die Mitarbeiter an das Thema herangeführt und auch im Weiteren auf dem Laufenden gehalten werden. Mögliche Maßnahmen können in diesem Kontext Workshops, Diskussionsplattformen sowie Mails zu einzelnen Veröffentlichungen sein. Gleiches gilt für die Nutzung der Lösung: Schulungen zu den Werkzeugen motivieren die Mitarbeiter, mit Daten zu Arbeit und dies auf Dauer als Selbstverständlichkeit zu betrachten. Neben den Tools als solchen können auch ergänzende Trainings, etwa im Bereich Datenvisualisierung bzw. Information Design, zu guten Ergebnissen beitragen.
Strategie für den Support
Abschließend wird der laufende Support für die Lösung geklärt. Hierfür setzen die Verantwortlichen ein eigenes, „kleines“ Strategiepapier auf. Es enthält typische Support-Szenarien und Problemstellungen sowie entsprechende Handlungsanweisungen und FAQs. Zudem verweist es auf interne oder externe Ansprechpartner, die zur Unterstützung hinzugezogen werden können.
Abgerundet wird das Angebot durch Online-Quellen – wie Websites, Communities oder Videos – für den Wissensaustausch und vertiefende Informationen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, noch einen Prozess für kleinere Verbesserungen zu integrieren.
Complete? Managed? Basic?
Ich hatte bereits an anderer Stelle angemerkt, dass es sich bei dem hier dargestellten Strategie-Ansatz um eine „Managed Self-Service BI“ handelt. Er erzeugt meiner Ansicht nach den größten Nutzen. Letztlich muss aber jedes Unternehmen individuell entscheiden, wie viel Steuerung eine Self-Service-BI-Lösung benötigt. So erscheint es bei größeren BI-Installationen wenig sinnvoll, undifferenzierte Regelungsstrukturen unternehmensweit starr durchzusetzen. Daher gibt es auch Ansätze einer „Complete Self-Service-BI“, bei der die Anwender ohne Unterstützung dritter eigene Modelle und Reports nach individuellen Wünschen gestalten können – natürlich immer mit der Gefahr, dass uneinheitliche Zahlen kursieren. Demgegenüber steht eine „Basic-Self-Service“-Variante, bei der die Anwender ausschließlich auf bereitgestellten, validierten und zugriffsgesicherten Applikationen arbeiten. Dies bietet sich für Branchen mit vorwiegend sicherheitskritischen Daten an – allerdings zum Preis einer sehr eingeschränkten Agilität.
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