Für MALZERS Backstube sind Kundennähe und hohe Produktqualität seit mehr als 120 Jahren der Schlüssel zum Erfolg. Heutzutage bietet das Gelsenkirchener Familienunternehmen in knapp 150 Filialen frisch gebackene Waren an. Dabei hat der Kunde von morgens bis abends die Auswahl aus einem breiten Sortiment qualitativ hochwertiger Brote, Brötchen, Kuchen, frischen Teilchen und weiterer Produkte.

Ein Geheimnis dieses vorbildlichen Services liegt im gezielten Einsatz von Daten: „Wir steuern schon seit einigen Jahren unser Filialgeschäft auf Basis detaillierter Bondaten-Analysen“, so Marc Sinner, Leiter Finanzbuchhaltung, Controlling & Expansion. „Unsere Prognosen für den Folgetag werden dadurch immer genauer. Zudem können wir unerwartete Engpässe oder Überschüsse tagesaktuell erkennen und Waren entsprechend umlagern oder nachliefern.“

MALZERS-Kunden können von morgens bis abends aus einem umfassenden Angebot frischer Backwaren wählen. (MALZERS Backstube)

Die zu verarbeitenden Datenmengen wachsen stetig, sodass die bestehende Server-Landschaft zunehmend an ihre Kapazitätsgrenzen kam. Zudem sahen und sehen sich die Verantwortlichen mit vielen neuen Herausforderungen konfrontiert. Hierzu zählen datengetriebene Optimierungen im Zuge der massiv gestiegenen Kosten für Energie und Rohstoffe. Hinzu kommt eine Ausweitung des bislang vom Verkauf bestimmten Berichtswesens auf die Produktion.

Ein Umdenken bei der Datenstrategie war erforderlich, wobei die Kernfrage zunächst lautete: Investieren wir in neue Server oder wagen wir den Schritt in die Cloud?

Eigene Server vs. Umzug in die Cloud

„Wir haben lange diskutiert und abgewägt, ob wir in unser eigenes Rechenzentrum investieren sollen oder besser in die Cloud umziehen“, erläutert Marc Sinner. „Unser Geschäft läuft über die Theke und ist gut vorplanbar. Da greifen Cloud-Vorteile – wie eine flexible Skalierbarkeit der Leistung – nicht so unmittelbar, wie etwa bei einem reinen Online-Shop.“ Tatsächlich hätte eine Cloud-Plattform allein für das bestehende Reporting keinen echten Mehrwert erzeugt. Im Gegenteil: Bewährte Kennzahlen und Auswertungen der vergangenen sieben Jahre müssten erst einmal in der Cloud neu aufgebaut werden.

Dass sich die Verantwortlichen dennoch für eine Cloud-Lösung entschieden haben, ist auch auf personelle Veränderungen innerhalb des Unternehmens zurückzuführen. „Unser Produktionsleiter ist nach 30 Jahren im Unternehmen in Rente gegangen – und mit ihm ein großer Schatz an Prozess-Know-how. Wir haben daher beschlossen, die Verantwortung auf unterschiedliche Schultern zu verteilen. Grundlage bildet hierbei ein neues Reporting, das unseren Abteilungsleitern die erforderliche Transparenz für die Produktionssteuerung und die Personalführung verschafft. Damit wurde dann auch der Schritt in die Cloud lohnenswert.“

Neue Lösung mit bewährtem Partner

Für die Planung und Umsetzung holte MALZERS bewährte Kräfte ins Boot. Die Datenexperten von ORAYLIS hatten bereits das bestehende Business Intelligence System auf Basis des Microsoft SQL Servers aufgebaut und gemeinsam mit der Bäckerei laufend weiterentwickelt. Entsprechend waren sie mit der Ausgangssituation bestens vertraut und konnten gezielt beraten. „Zum Einstieg haben wir gemeinsam in einem Strategie-Workshop das technologische Grundgerüst für eine bedarfsgerechte, zentrale Cloud-Plattform erarbeitet“, sagt Raphael Bruns, verantwortlicher Projektmanager bei ORAYLIS. „Es wurde geklärt, welche Kennzahlen, Auswertungen und Datenquellen dort zusammengeführt werden sollten. Im Anschluss haben wir eine Roadmap entwickelt, um das vorhandene System sukzessive in die Cloud zu überführen.“

Raphael Bruns, Senior Project Manager bei ORAYLIS. (ORAYLIS GmbH)

Konsequenterweise wurde die neue Datenlösung in der Azure Cloud umgesetzt. „Komplett im Microsoft-Universum zu bleiben, hat natürlich vieles erleichtert. In Kombination mit unserem ORAYLIS Automation Framework konnten wir so eine effiziente, kostengünstige Entwicklung und einwandfreie Ergebnisse gewährleisten.“ Flankiert wurde das Vorgehen durch agile Methoden, die auch kurzfristige Kurskorrekturen möglich machten.

Ein Beispiel ist die Abkehr von Azure Synapse Analytics als Kernelement der Datenverarbeitung mitten im Projekt: „Wir mussten feststellen, dass die Synapse-Kosten allmählich aus dem Ruder liefen. In Form von Databricks hatten wir aber umgehend eine Alternative zur Hand, mit der sich die Anforderungen von MALZERS im gesetzten Rahmen realisieren ließen.“ Ansonsten ist die Lösung nach den bekannten Best Practices für Microsoft-Plattformen aufgebaut. Ein Azure Data Lake dient als Speicher für Massendaten aller Art. Über Power BI greifen die Nutzer schließlich unternehmensweit auf die bereits seit Jahren vertrauten Oberflächen für die Datenanalyse zu.

Reporting kompensiert Wissensverluste

Mit der zentralen Cloud-Plattform als technologischer Basis wurde auch das Produktionscontrolling realisiert, ebenfalls in Kooperation mit ORAYLIS. Es deckt alle vier Produktionsbereiche von MALZERS ab. „Alle Abteilungsleiter bekommen nun täglich die für Sie relevanten Kennzahlen auf Basis der Daten vom Vortag automatisch geliefert“, erklärt Marc Sinner. „Hierzu zählen die Erfüllungsquote, die Qualität bzw. Bruchquote, der verbliebene Restteig sowie Personalkennzahlen – allesamt Daten, die wir früher in mühsamer Kleinarbeit aus unterschiedlichen Systemen zusammensuchen mussten.“

Durch das neue Produktionscontrolling lassen sich tagtäglich weitere Optimierungspotenziale erschließen. (MALZERS Backstube)

Die Abteilungsleiter können sich somit schnell und umfassend über den Zustand ihres Bereichs informieren. Sie werden zu eigenständigem Handeln befähigt, Produktion und Mitarbeiter lassen sich effizient steuern. Dabei ermöglichen hinterlegte Detaildaten tiefergehende Analysen und weiterführende Erkenntnisse.

Als Beispiel die Erfüllungsquote: Sie stellt den Bedarf des Verkaufs der bereitgestellten Produktionsmenge gegenüber. Dabei lässt sich die Kennzahl bis auf einzelne Artikel herunterbrechen, sodass die Gründe etwa für eine unterdurchschnittliche Erfüllungsquote gezielt lokalisiert werden können. Liegt der Ursprung beispielsweise in einer zu hohen Menge an Ausschussware, dann sind an dieser Stelle konkrete Gegenmaßnahmen zu definieren und einzuleiten.

Doch nicht nur auf Ebene der Abteilungsleiter liefert die neue Datenplattform Informationen. Auch das Management nutzt die Kennzahlen für faktenbasierte Entscheidungen, die zuvor im Kompetenzbereich des ehemaligen Betriebsleiters lagen. Hierzu Marc Sinner: „Die Zahlen aus der Produktion sind inzwischen fester Bestandteil unserer allmorgendlichen Qualitätsbesprechungen. Auf der Grundlage planen wir die nächsten Maßnahmen. So haben wir jeden Tag die Chance, die Fehler vom Vortag auszumerzen und immer besser zu werden.“

Mit der Cloud-Plattform in die digitale Zukunft

Weitere Optimierungen werden durch ein spezielles Reporting für die Support-Abteilungen erzielt, zu denen die Expedition, der Fuhrpark sowie die Reinigung und die Betriebswerkstatt gehören. Auch die Warenverfügbarkeit hat dank der neuen Cloud-Plattform weitere Verbesserungen erfahren: „Gerade vor Feiertagen ist das ein kritisches Thema“, so Marc Sinner. „Deshalb stellen wir unseren Bezirksleitern nun über eine sogenannte Fast Lane kurzfristig zusätzliche Cloud-Ressourcen bereit, mit denen sie die aktuelle Verfügbarkeit in allen ihren Filialen auf Knopfdruck abrufen können – eine massive Zeitersparnis, wenn man bedenkt, dass jeder Bezirksleiter seine Filialen sonst einzeln abtelefoniert hat.“

Gleichzeitig eröffnet die neue Plattform dem Unternehmen viele Optionen für die Zukunft. „Als nächstes werden wir das Thema Nachhaltigkeit noch stärker in den Fokus nehmen und mehr Transparenz in den Rohstoffverbrauch bringen. Bisher stehen uns hierfür nur Gesamtzahlen zur Verfügung. Künftig wollen wir das jeder Abteilung genau zuordnen können, um gezielt Optimierungspotenziale zu erschließen. Für das laufende Jahr ist zudem eine Ausweitung des Reportings auf den Einkauf geplant.“

Außer Frage steht dabei für Marc Sinner, dass MALZERS den Weg in die digitale Zukunft weiterhin gemeinsam mit ORAYLIS beschreiten wird. „Wir arbeiten inzwischen seit vielen Jahren erfolgreich zusammen. Und auch mit dem Verlauf dieses Projektes bin ich wieder absolut zufrieden. Unsere Anforderungen wurden zu 100 Prozent umgesetzt, was im komplexen Bäckerei-Geschäft gar nicht so einfach ist. Wenn mal etwas nicht glatt lief, konnten wir konstruktiv darüber diskutieren und haben immer eine gute Lösung gefunden. Deshalb freuen wir uns auf den weiteren gemeinsamen Weg mit ORAYLIS in unsere digitale Zukunft.“

turn your data into value.