27.05.2020

Interview: Mehr Effizienz für Geschäftsprozesse auf Basis digitaler Spuren

Business Value

Die Process-Mining-Experten von PAF sind das neueste Mitglied in unserem hochkompetenten Partnernetzwerk. Im Interview erläutert PAF-Geschäftsführer Tobias Rother gemeinsam mit unserem CSO Carsten Müller, welche Vorteile für den Kunden entstehen und warum eine datengestützte Prozessoptimierung für moderne Unternehmen unverzichtbar ist.

Tobias, willkommen in der ORAYLIS-Familie😊 Zum Einstieg: Beschreibe doch bitte kurz, was genau PAF macht?

Tobias: Unsere Process Analytics Factory – kurz PAF – ist international einer der am schnellsten wachsenden Anbieter für Process-Mining-Software. Process Mining selbst ist eine Methode, bei der die Effizienz operativer Geschäftsprozesse mit Hilfe entsprechender Tools automatisch geprüft wird. So unterstützt unsere Software PAFnow Unternehmen dabei, ihre operativen Abläufe wirklich zu verstehen und direkt zu verbessern. PAFnow zeigt nicht nur, wie die Ist-Prozesse tatsächlich aussehen. Die Software hilft vielmehr, Schwachstellen und Inneffizienzen in End-to-End-Prozessen aufzudecken und zu eliminieren. So steigern unsere Kunden ihre Produktivität und beschleunigen den Durchsatz.

Process-Mining-Werkzeug visualisiert einen Geschäftsprozess
Process-Mining-Werkzeuge erkennen anhand von Datenspuren aus Informationssystemen den Ist-Zustand eines Prozesses und stellen ihn visualisiert zur Verfügung.

Inwiefern unterscheidet sich euer Angebot von dem anderer Anbieter? Was ist daran so besonders?

Tobias: Process-Mining-Tools arbeiten auf der Basis von Datenspuren aus IT-Systemen. Daher ermöglichen die Werkzeuge vor allem in Kombination mit Business-Intelligence(BI)-Lösungen und modernen Analytics-Plattformen tiefgehende Prozesseinblicke. Normalerweise müssen hierfür in jahrelanger Kleinarbeit BI-typische Konnektoren und Visualisierungskomponenten mühsam angedockt werden. Wir sind mit PAFnow genau den umgekehrten Weg gegangen: Wir haben das Tool direkt in den weltweit führenden BI- und Analyse-Dienst Microsoft Power BI integriert. Der Nutzer kann dadurch die Vorteile von Process Mining bei der Analyse und Optimierung von Prozessen sofort voll ausschöpfen, wobei ihm 150 Backend-Konnektoren für den Datenzugriff sowie 300 Action-Konnektoren für die Prozessautomatisierung zur Verfügung stehen. Zudem hat er die Möglichkeit, die nahezu unbegrenzten Möglichkeiten von Power BI zu nutzen, wie z.B. Q&A oder andere Komponenten aus dem Bereich Künstlicher Intelligenz (KI).

Was uns auch noch von anderen Anbietern unterscheidet, ist unser hohes Engagement bei der Innovationsforschung. Als Folge konnten wir in unserer Software Process-Mining-Techniken mit KI, Blockchain oder Robotic Process Automation (RPA) zusammenführen. Allein ein Blick auf unsere aktuell fünf Forschungsprojekte zeigt, dass wir diesbezüglich international eine Spitzenposition einnehmen.  

Warum würdest du also Unternehmen dazu raten, Process Mining zu betreiben? Kannst du ein konkretes Beispiel nennen?

Tobias: Fast jeder von uns hat schon einmal bei Amazon & Co. etwas bestellt. Und wir alle wissen: Online-Anbieter versprechen häufig die Lieferung am nächsten Tag. Tatsächlich kommt die Rechnung immer pünktlich. Die Ware aber meist nicht. Warum ist das so? Weil sich die Unternehmen zu sehr um den Prozessfluss insgesamt und nicht ausreichend um die zeitnahe Abarbeitung einzelner, notwendiger Tätigkeiten im Prozessablauf kümmern. Hier zeigt sich, dass ein perfekt gestalteter Prozess und ein Lieferversprechen wenig Wert sind, wenn es im Prozess irgendwo hakt. Dagegen stellen wir von der PAF den Geschäftsvorfall in den Mittelpunkt und zeigen den Verantwortlichen, was sie alles tun müssen, um die Lieferzuverlässigkeit kontinuierlich zu erhöhen.

Dieses Beispiel lässt sich nun auf unterschiedlichste Szenarien übertragen, angefangen bei der Antragsbearbeitung einer Bank oder Versicherung über die Beratung in Call Centern bis hin Working-Capital- und Cash-Management-Prozessen, wie P2P und O2C. Alles ist möglich!

Carsten: Und genau darin liegt der spannende Verbindungspunkt zu der Datenwelt, die wir bei ORAYLIS zum Leben erwecken. Tobias hat es eben schon angedeutet: Erfolgreiches Process Mining in Form von transparenten Prozessen verlangt nach relevanten Daten, die qualitativ hochwertig und verfügbar sein müssen. Durch die wachsende Zahl digitaler Touch Points stellen wir über unsere Lösungen immer mehr und immer detailliertere Daten zur Verfügung. So können sich Unternehmen mittels Process Mining und BI-Daten vollkommen neue Möglichkeiten der Organisationssteuerung und -optimierung erschließen. Und das nicht nur einmalig, sondern fortlaufend.

Carsten Müller, CSO bei der ORAYLIS GmbH
Carsten Müller, CSO bei ORAYLIS

Carsten, wie ist es denn zu der Partnerschaft zwischen PAF und ORAYLIS gekommen?

Carsten: Wir haben Process Mining schon länger auf dem Schirm. Allerdings wollten wir das Thema mit dem richtigen Partner angehen – mit jemandem, der Process Mining als integralen Bestandteil einer BI-Umgebung und insbesondere der Microsoft-Platform bzw. Power BI versteht. Das trifft eindeutig auf PAF zu. Kennen und schätzen gelernt haben wir uns in einem Pilotprojekt bei einem unserer Kunden.

Und welchen Mehrwert hat der Kunde durch diese Partnerschaft?

Carsten: Durch die Verbindung von Process Mining und harmonisierten Daten bringen wir Transparenz in die Prozessstrecken der Unternehmen. Diese Transparenz ist dann die Grundlage für die operative Steuerung von Veränderungen in der Organisation. So ermöglichen wir es, die wesentlichen Verbesserungspotenziale in den Abläufen effizient zu heben.

Gemeinsam können wir unsere Kunden also einen erweiterten Service bieten, der sie bei der Prozessoptimierung schnell und nachhaltig voranbringt. Ebenso ist die Kombination unserer Expertise für Management- und Organisationsberatungen von großem Nutzen: Wir nehmen den Verantwortlichen die Last der Technik von den Schultern und stellen die relevanten Informationen zu ihren Mandanten harmonisiert und aufbereitet als „Managed Service“ bereit. Sie können sich daraufhin voll und ganz auf die Veränderungsprozesse ihrer Kunden konzentrieren.

Tobias: Zudem ist neben Process Mining auch Microsoft Power BI weltweit auf dem Vormarsch. Erst kürzlich hat Microsoft von 500% Wachstum bei Enterprise-Anwendern berichtet. Gleichzeitig ist Microsoft herausragender Innovationstreiber – 400 neue Features für die Power Platform und MS Dynamics in sechs Monaten sprechen für sich. ORAYLIS weiß als einer der führenden Experten im Microsoft-BI-Umfeld ganz genau, wie man die vielfältigen Möglichkeiten dieser innovativen Technologien im Kontext von Process Mining gewinnbringend einsetzt.

PAF-Geschäftsführer Tobias Rother
PAF-Geschäftsführer Tobias Rother

Warum passen PAF und ORAYLIS so gut zusammen?

Tobias: Ich glaube, der Claim von ORAYLIS spricht für sich: Turn your data into value. Gleiches gilt für Process Mining. Und so liefern ORAYLIS-Lösungen durch die Einbindung von PAFnow dem Process-Mining-Anwender eine echte Hilfestellung mit konkretem Mehrwert.

Carsten: Der Ansatz von PAF passt einfach perfekt zu unserem Business. Als Cloud- und BI-Experten im Microsoft-Umfeld harmonisieren wir für unsere Kunden laufend Daten und bereiten sie für die unterschiedlichen Business Services auf. Unsere Kunden können dadurch bessere Entscheidungen treffen. Process Mining verbindet in diesem Kontext die operative Prozesssteuerung mit strategischen entscheidungsrelevanten Informationen. Da PAF hierfür – genauso wie wir - die Microsoft Platform einsetzt, handelt es sich einfach um den idealen Partner für uns.

Und zum Abschluss: Was steht für die gemeinsame Zukunft von ORAYLIS und PAF an? Was ist als nächstes geplant?

Tobias: Wir arbeiten gegenwärtig bereits gemeinsam an weiteren Kundenprojekten. Jedoch sehen wir auch immer noch dringenden Bedarf am Markt für Aufklärung. Es gilt, Anwenderunternehmen weiter transparent zu machen, was Process Mining alles für sie tun kann – aber auch, was es nicht kann. Daher veranstalten wir am 9. Juni ein gemeinsames Webinar unter dem Titel "So optimieren Sie mit Process Mining Ihre Geschäftsprozesse". Darüber hinaus plant ORAYLIS für den Herbst zusammen mit Microsoft mehrere Data Driven Business Days, die wir von PAF aktiv unterstützen.

Carsten: Durch die immer weiter steigende Verfügbarkeit von Daten und deren Verwendung in Echtzeit lassen sich die Business-Anforderungen von Unternehmen immer weiter integrieren, und das idealerweise auf Basis einer Technologie-Plattform. Daraus entstehen für uns spannende neue Ansätze und gemeinsame Projekte, die wir im Schulterschluss angehen.

Letztlich können transparente Prozesse nur der erste Schritt sein. Damit ein echter Mehrwert entsteht, müssen konkrete Maßnahmen in Form von Optimierungen folgen. Die Veränderungen gilt es wiederum zu monitoren und weitere Maßnahmen abzuleiten. Zur Unterstützung stecken in der Microsoft-Plattform noch viele Möglichkeiten, wie beispielsweise KI-Lösungen, Prozess-Automatisierungen mit RPA oder die Einbindung in die unternehmensweite Kommunikation mit Hilfe von Kollaborationswerkzeugen – um nur ein paar Themen zu nennen. Man kann schon erkennen: Uns wird auch in Zukunft nicht langweilig😊

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