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5 Tipps für den stabilen Betrieb von Datenlösungen

13.12.2022 André Kienitz

Ihre Datenlösung ist produktiv geschaltet. Die Anwender können mit den Analysen starten. Und Sie? Können Sie sich nun beruhigt zurücklehnen? Mitnichten. Ich will nicht gleich sagen: Jetzt fängt die Arbeit erst an. Aber Fakt ist, dass Sie das Vertrauen Ihrer Nutzer nur durch kontinuierliche Verfügbarkeit und stets korrekte Ergebnisse gewinnen. Sie müssen also einen qualifizierten IT Betrieb gewährleisten, der Störungen bestmöglich vermeidet und für eine dauerhaft hohe Qualität der Daten sorgt. Damit schaffen Sie auch die Grundlage, um Lösungen schnell und effizient durch neue Geschäftsfälle zu erweitern.

Aber was bedeutet das konkret? Was müssen Sie für einen stabilen Lösungsbetrieb in Ihrem Unternehmen tun? Im Folgenden stelle ich Ihnen eine Reihe von Maßnahmen vor, mit denen wir in unseren Projekten erfolgreich den IT Betrieb absichern. Im Überblick sind das:

  1. Morgendliche Statusmeetings
  2. Klare Standards für das Monitoring
  3. Prozesse optimieren und automatisieren
  4. Präventivmaßnahmen für wiederkehrende Muster
  5. IT Betrieb bereits im Vorfeld planen

Operations Mitarbeiter von ORAYLIS sitzt vor Bildschirmen

1. Morgendliche Statusmeetings

Jeden Morgen tauschen sich sämtliche Teammitglieder über den Status aller wichtigen Prozesse aus. Das schafft Transparenz auf allen Seiten. Außerdem können erfahrene Team-Mitglieder ihr Wissen weitergeben. Läuft irgendein Prozess nicht rund, werden gemeinsam die Ursachen analysiert und entsprechende Maßnahmen eingeleitet. Stellen wir im Statusmeeting fest, dass Prozesse – wie das tägliche Laden der aktuellen Daten – nicht rechtzeitig abgeschlossen werden, gehen wir wie folgt vor:

  • Wir einigen uns, welche Stakeholder zu welchen Ereignissen informiert werden
  • Wir erstellen eine entsprechende Verteilerliste
  • Wir legen ein Timing fest
  • Wir definieren einheitliche Botschaften

Sie kommunizieren also proaktiv und klar strukturiert. Dadurch können alle Beteiligten die neue Situation in ihrer eigenen Planung gezielt berücksichtigen.

2. Klare Standards für das Monitoring

Das laufende Monitoring der Prozesse für die Extraktion, Beladung und Transformation Ihrer Daten zählt zu den Kernaufgaben des IT Betriebs. Auch hier erweisen sich standardisierte Vorgehensweisen als Erfolgsfaktor. Das fängt bei einer Checkliste an, mit der alle relevanten Punkte einfach Stück für Stück abgearbeitet werden können, und reicht bis zu einem Notfallplan, der schnelles und gezieltes Handeln bei Unregelmäßigkeiten ermöglicht. Zu diesem Zweck klären wir im Vorfeld mit allen Beteiligten im Unternehmen die folgenden Fragen:

  • Welche Prozesse haben Priorität?
  • Wo liegen die Schwellenwerte für spezifische Daten und Reports?
  • Wann müssen die Daten zur Verfügung stehen?
  • Wer sind die Ansprechpartner bei Störungen?

Das Monitoring selbst läuft über standardisierte Reports, wobei im einfachsten Fall sogar eine Excel-Mappe den gewünschten Zweck erfüllt. Auswertungen, die am häufigsten verwendet werden, lassen sich daraufhin für mehr Übersichtlichkeit in ein Dashboard überführen. Wir verbessern die Reports und Dashboards auch ständig und integrieren neue Features.

Darüber hinaus haben wir für spezielle Ereignisse automatische Alerts eingerichtet. Dies gilt vor allem für den Abbruch von Prozessen. Ich kann nur aus eigener Erfahrung sprechen: Durch diese automatisierten Benachrichtigungen gewinnen Sie eine Menge Zeit, um Fehler frühzeitig zu beheben.

3. Prozesse optimieren und automatisieren

Um dauerhaft eine optimale Verfügbarkeit und inhaltliche Konsistenz Ihrer Lösung zu gewährleisten, müssen die zugrundeliegenden Prozesse immer wieder verbessert werden. Zu den Aufgaben gehören unter anderem:

  • Abhängigkeiten zwischen einzelnen Prozessen vermeiden bzw. beseitigen
  • Verfügbarkeit der Daten in den Vorsystemen prüfen
  • Ressourcen der Systeme optimal verteilen

Dabei erweist es sich als hilfreich, auch den Change-Prozess eindeutig zu regeln. So lassen sich Prozessanpassungen unkompliziert und sicher in die produktive Umgebung übertragen. Geeignete Prozesselemente werden nach Möglichkeit automatisiert. Dadurch sparen Sie Zeit und steigern die Effizienz. Vor allem aber verringern Sie die Fehlerquote. Entsprechend können Sie sich auf Ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren und die Prozesse besser monitoren.

4. Präventive Maßnahmen für wiederkehrende Muster

Als wiederkehrende Muster bezeichnen wir Ereignisse, die regelmäßig auftreten und dabei unsere Prozesse massiv beeinflussen, wie zum Beispiel verspätet gelieferte oder fehlende Stammdaten. In der Folge ist es sinnvoll, Ihre Lösung laufend nach solchen Mustern zu prüfen, diese sichtbar zu machen und schließlich in das Monitoring einzubeziehen.

Für besondere Fälle, wie eine geplante Downtime oder die Verzögerung von Prozessen, haben wir entsprechende Vorlagen zur Kommunikation entwickelt. Dies ist vor allem in Stress-Situationen hilfreich, in denen die Beteiligten nicht viel Zeit zum Nachdenken haben und schnell handeln müssen.

5. IT Betrieb bereits im Vorfeld planen

Idealerweise bestimmen Sie die Parameter für den IT Betrieb bereits bei der Entwicklung Ihrer Lösung, und nicht erst, wenn Sie „live gehen“. Womit lassen sich Ihre Wünsche optimal bedienen? Was passt am besten zur Ihrer System-Landschaft? So lauten die Kernfragen, die Sie sich in diesem Zusammenhang stellen. Auf Basis der Antworten können Sie Ihre Anforderungen definieren und in ein maßgeschneidertes Vorgehen mit konkreten Support-Leistungen und Prioritäten überführen, das bereits während der Umsetzung berücksichtigt wird und einen nahtlosen Übergang zur produktiven Lösung ermöglicht. Ebenso erhalten Sie eine Vorstellung vom Wertbeitrag und den zu erwartenden Kosten.

Wünschen Sie sich auch einen professionellen IT Betrieb, der Störungen vermeidet und korrekte Ergebnisse sicherstellt? Dann schauen Sie doch mal auf der Seite IT Operations vorbei.

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